Gelijk winst

Een ISO-certificering, er komt heel wat bij kijken. Als je zo hoort wat het allemaal behelst, met name qua verslaglegging, denk je al snel aan een tijdrovende papieren tijger. De mannen van TWS zien dat toch anders. Hans trapt het gesprek af: “Deze ISO-certificeringen helpen TWS bij het beter worden in wat we doen. Met de Plan-Do-Check-Act aanpak zorgen we er niet alleen voor dat we binnen verschillende processen onze kwaliteit borgen maar ook continue verbeteren.” Edwin vult aan “Ontwikkelingen gaan snel, zeker digitale ontwikkelingen. Maar ook aangescherpte wetgeving, zoals de AVG, dat maakt het belang van veilig omgaan met gegevens alsmaar groter. Precies daar helpt ISO27001 ons bij.”

De winst en toegevoegde waarde van ISO zit wat betreft de mannen op meerdere vlakken. Hans legt uit hoe doorontwikkeling wordt gewaarborgd en gestimuleerd. “Gedurende het hele jaar zijn we ons bewust van wat we doen en wat beter kan. Tijdens de jaarlijkse audit weten we daarom altijd wel een aantal zaken aan te geven waarop we zijn verbeterd of nog meer verbetering zien.”

Hoe verbeter je jezelf nog als je al jaren geslaagde audits hebt?

“Goeie vraag, waarvan het antwoord eenvoudig is. Met regelmaat krijgen we een nieuwe auditor en die brengt vaak net weer wat andere inzichten. Dat helpt ons. Net als de inbreng van nieuwe medewerkers, zij zorgen voor nieuwe invalshoeken en het toevoegen van kwaliteiten. Zo heeft TWS een stap gemaakt in het type organisatie dat we zijn, van projectorganisatie naar serviceorganisatie.” Edwin geeft aan dat ook andere gebeurtenissen bijdragen aan doorlopende ontwikkeling. “COVID bijvoorbeeld, dat maakt dat je als organisatie anders moet gaan werken. Maar ook organisatieveranderingen, het zijn allemaal gebeurtenissen waar je van leert. Door deze volgens PDCA op te volgen en vast te leggen weet je hoe je zaken de volgende keer het beste kunt aanpakken.”

Daar wordt meteen een brug geslagen naar het volgende punt van winst die de mannen zien: efficiency. Edwin vertelt, “ISO vraagt om het vastleggen van verschillende werkprocessen. Dat betekent dat we voor al onze dienstverlening weten hoe elk proces exact in elkaar steekt. Van bijvoorbeeld binnenkomst van een nieuwe aanvraag tot de daadwerkelijke oplevering van een project; elk onderdeel is vastgelegd zodat we niks over het hoofd zien óf dubbel doen.” “Daarmee kunnen we dus meer kwaliteit leveren aan onze klanten en ze van betere service voorzien,” vertelt Hans. “Maar ik denk ook meteen aan investeringen die niet verloren gaan. Denk aan assets die weggehaald moeten worden als deze aan vervanging toe zijn of contracten die zijn aangepast. Omdat we nauwkeurig hebben vastgelegd welke Acces Points of routers waar geplaatst zijn blijven deze niet rondslingeren of wordt het een tijdrovende zoektocht om ze te traceren. Dat scheelt dus gelijk in het verlies in middelen en uren!”

Zoals gezegd; het lijkt een flinke klus met veel verslagging om jaarlijks te voldoen aan de ISO-normeringen. Hoe ervaren jullie dat?

Hans: “Inmiddels hanteren we al jaren de ISO-normeringen in alles wat TWS doet. Dat maakt dat het als het ware verweven zit in onze werkzaamheden. De structuur die het biedt klinkt nu door in alles wat we doen en al onze documenten. Denk bijvoorbeeld aan werkinstructies of projecten. Alles is makkelijk terug te vinden en gelijk duidelijk voor iedereen.” Edwin vult dat aan: “ISO 9001 gaat om je processen op orde hebben. Eigenlijk is ISO 9001 zelf ook een proces geworden dat we altijd goed op orde willen hebben. Het hoort nu als vanzelfsprekend bij ons werk.”

Vanzelfsprekend met gelijk winst dus?

“Absoluut. Als je kijkt naar de grote efficiencyslag, beheersbare processen, klanttevredenheid en veiligheid; kunnen we alleen maar zeggen dat ISO ons winst op veel vlakken oplevert.”, aldus beide mannen.

Bij een technische organisatie als TWS zit de kunst vaak in het vertalen van techniek naar documenten. Daarom zijn we tot slot nieuwsgierig wat het maakt dat deze mannen dit weten waar te maken. Hans: “Dat we dit samen doen betekent dat we elkaar kunnen aanvullen en samen kunnen sparren.” Een bevestigende “ja” komt bij Edwin vandaan, die aanvult: “Iedereen binnen onze organisatie heeft zijn of haar eigen krachten; waar de een met gemak een hoge mast in klimt, is de ander juist sterk in verslaglegging en structuur aan brengen. Die rol is ons op het lijf geschreven.”